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正确认识合同管理

发布时间:2019-06-14 03:40:10 |浏览量:2加入收藏

合同能给企业带来利润的同时,其也是产生纠纷的根源。当前公司法律服务市场上存在一种极不正常的需求现象,即许多公司重诉讼而轻预防。这些公司常常会在诉讼临门时不惜一切代价试图胜诉。实践证明,诉讼是公司解决危机与风险的最后选择,也是一种善后处理方式。胜诉需要坚实的证据基础和先在的许多严密管理制度和法律程序的保障,而出现问题的公司在此方面常处于劣势。因此当公司诉讼缠身企图寻求律师帮助时,也往往回天乏术。

事实上,公司的核心能力并非取决于其诉讼能力,而是通过一系列的管理能力提升和避免由于工作中的疏忽而引起的争议和诉讼,从而以较小的成本支出达到化解不特定法律风险的目的。这才是企业应当采取的上策。

公司作为一种组织体,从筹建到成立之后的运营时刻都处于动态之中,其所从事的决策或交易之间往往具有一定的关联性,因此法律风险的发生或法律问题的出现常常是全局运作中因果链条中的一环。在这种现状下,解决公司各种法律困境、有效预防风险,最好也最实用的手段就是融法律于公司运营的全过程,通过法律专业人士对公司运营细节的把握,堵塞法律漏洞,实现规范管理。

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随着我国市场经济体制的建立,内容完善、履行良好的合同管理制度是企业运用法律手段维护合法权益,防止财产流失,提高经济效益,增强市场竞争力的重要手段和保证。合同管理在企业的生产经营和管理制度中发挥着越来越不可替代的作用。

合同管理是企业管理的一项重要内容,合同管理不好,企业就难以管好,但是对合同的管理却绝不仅仅是对合同文本的管理,合同的管理应当是全岗位、全过程的管理,只有正确的认识合同管理,才能实现企业合同管理的目的。企业应当从以下几个方面正确认识合同管理。

第一,合同管理是企业管理的重要组成部分。

许多企业的领导者非常重视企业管理工作,但是他们不知道合同管理也是企业管理的重要组成部分。一同他们谈营销管理、质量管理,口若悬河,侃侃而谈;但是一同他们谈合同,变无话可说,仿佛合同管理与他从事的企业管理无关,只是律师或公司法务部门的事情,其实,这是一种误解。企业管理说到底是对企业行为的管理,是对利润目标的管理,是企业获取利润的管理,而合同直接关系着企业的收支,是企业利润的载体,如果不管好合同,如何管理好企业?

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中国过去很长时间实行计划经济,企业对合同重视不够,企业领导者不善于应对合同,更谈不上合同管理。某些企业表面上轰轰烈烈,实际内部管理一团糟,有时一个小办事员就可以随意“拍板”,任意处理合同中的重大事项,仿佛他就是企业的主人,企业的领导者应当认识到合同管理师企业管理的重要组成部分,学会利用合同管理下属的行为,管理企业的经营活动,实际上,企业的经营过程,就是企业合同的订立和履行的过程。

第二,合同管理是全岗位的管理

在许多企业,一谈到合同管理,企业的领导者或业务部分往往会说,“这是法务部门的事情,我不太清楚。”,或者说“我们企业聘请的有律师,专门负责企业合同的审查和管理”。似乎合同管理与他或其所在部门,岗位无关。其实这是不对的,在企业内部,合同管理绝对不只是法务部门或者律师的事情,也不是一两个部门或者岗位的问题。在企业内部合同管理不是谁管谁不管的事情,而是各个部门和岗位面对一份合同时,部门与部门之间,岗位与岗位之间既相互协作又相互监督的问题。每一个部门,每一个岗位应当知道他们的权利是什么,他们的责任是什么。

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公司法务部门或律师可以起到负责和牵头的作用,但合同管理却应当是各有关部门和各岗位共同的事情。

企业的合同管理,应当由从头到尾的所有各相关部门和岗位共同参与,只有这样实现企业的合同利益才有保障,否则,一个部门或岗位缺失,都有可能无法实现企业的合同利益。为实现企业的合同利益,企业必须对合同施以全部门、全岗位的共同管理。

第三,合同管理是全过程管理

在企业内部,当我们谈到合同时,往往容易将合同书混为一谈。其实,对企业来说,从合同管理的角度讲,合同书是合同书,合同是合同,二者不能混为一谈。合同书是记载合同内容的书面文件,是一个固定化、静态的东西,而合同是合同书所记载的内容从发生到发展最后到完结的过程,是动态的。简单的说,合同书是合同的载体,是合同最终形成的书面的材料,而合同是合同书的实质,一系列与合同有关的行为共同组合的最终结果才形成合同书。合同管理应当是对合同从发生到发展,最后到完结的全过程的管理,只有对合同的全过程进行管理,才能对合同进行有效地管理,才能实现企业合同管理的目的。

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对一个企业来说,单个合同的全过程大致可以包括如下阶段:1、计划生成、策划、拟定合同模式阶段;2、考评、选择合同对方阶段;3、谈判、商拟交易条件起草合同文本阶段;4、合同文本审查、批准、签署生效阶段;5、标的物交付或履行前的准备阶段;6、标的物交接或履行过程阶段;7、标的物或工作成果质量检验阶段;8、标的物或工作成果数量验定入库阶段;9、合同价款或报酬结算阶段;10、售后服务质量保证阶段;11、合同归档和合同对反评价阶段;12、分歧、问题、争议的报告阶段;13、协商救济阶段;14、法律救济阶段。其中,第1—4为合同订立过程;5—10为合同履行过程;11为下单交易做准备阶段,12—14为合同利益救济阶段。

对于企业来说,合同是一个过程,这个过程由某些必经的阶段(1—11项)和可能发生的阶段(12—14项)组成,因此,企业的合同管理业应当是一个过程,而且应当是对每一份合同所经过的各个阶段的全过程的管理。

由上我们可以看出,合同管理是企业管理的一个重要组成部分,合同是一个过程,其从订立到履行的每个阶段,都是风险和利益同存,企业为了实现自己的合同利益,防避合同风险,必须对合同进行全岗位、管过程的管理。


 

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